Créer des demandes électroniques pour des sites autres que des dépôts

Ce qu'il faut savoir

Pour une introduction aux demandes électroniques, voir cet article : Demandes électroniques (E-Requests).

Permission : Pour pouvoir créer une demande électronique, il faut d'abord s'assurer que l'on a les bonnes autorisations pour les bons emplacements. Lisez cet article pour la configuration des autorisations.

Envoi d'une demande électronique au dépôt VS soumission d'une demande électronique pour approbation

Le processus d'exécution des demandes peut varier d'un entrepôt à l'autre. Certains dépôts exigent que la demande soit approuvée par les responsables compétents à des fins budgétaires, tandis que d'autres ne le font pas.

Les demandes électroniques peuvent donc être mises en place de deux manières :

1. Envoyer les demandes électroniques directement au dépôt demandeur OU
2. Soumettre les demandes électroniques à l'approbateur, qui approuve la demande, puis la demande est envoyée au dépôt concerné.

Si vous n'avez pas besoin d'approbations pour envoyer la demande au dépôt d'exécution, voir Envoyer une demande électronique directement au dépôt d'exécution, si vous avez besoin que votre responsable approuve d'abord la demande, voir Soumettre une demande électronique à l'approbateur.

Envoyer une demande électronique directement au dépôt d'exécution

1. Connectez-vous à OpenBoxes en utilisant votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Si votre administrateur a sélectionné un lieu par défaut pour vous, vous serez directement dirigé vers la page de votre établissement. Si votre administrateur n'a pas sélectionné d'emplacement par défaut pour vous, vous pouvez choisir un emplacement pour lequel vous souhaitez faire une demande à partir du sélecteur d'emplacement.

   Une fois que vous êtes sur la page d'accueil de l'établissement pour lequel vous souhaitez faire une demande, vous verrez toutes les demandes pour cet établissement. Vous pouvez consulter le statut de toutes les demandes à partir de cette page.

   

   
   

2. Une fois que vous êtes sur la page d'accueil de l'établissement pour lequel vous souhaitez faire une demande, vous verrez toutes les demandes pour cet établissement. Vous pouvez consulter le statut de toutes les demandes à partir de cette page.

   

3. Pour créer une nouvelle demande, cliquez sur "Créer une nouvelle demande" dans le coin supérieur droit.

   Sur la "page de création" qui s'affiche, saisissez les informations relatives à la demande.

   

   • Description (obligatoire) : Saisissez une brève description de la demande qui vous aidera à l'identifier à l'avenir.
   • Lieu de la demande : Par défaut, il s'agit de l'établissement pour lequel vous faites la demande.
   • Lieu d'exécution (obligatoire) : Saisissez le nom du dépôt auquel vous adressez votre demande - le lieu qui répondra à votre demande.
   • Demandé par : Ce champ contient par défaut votre nom.
   • Date de la demande : Par défaut, il s'agit de la date du jour.
   • Type de demande (obligatoire) : Sélectionnez "Stock" pour une demande régulière et "Adhoc" pour une demande urgente, inattendue ou ponctuelle.

   • Liste de stock : Si vous sélectionnez "Stock" comme type de demande, vous pouvez sélectionner une liste de stock qui chargera une liste prédéfinie de produits dans la page suivante.

     Une fois que vous avez rempli chaque champ, cliquez sur "Suivant" pour passer à la page d'ajout d'articles.

4. Ajouter des éléments sur la page "Ajouter des éléments".

   

• Produit demandé (obligatoire) : Recherchez le produit en utilisant le code ou le nom du produit.
• Demande par mois : Ce chiffre restera 0 car votre établissement ne suit pas ses stocks par l'intermédiaire d'OpenBoxes.
• QOH : Saisissez la quantité actuelle du produit en stock dans votre établissement.
• Needed Qty (Required) (Quantité nécessaire) : Entrez la quantité dont vous avez besoin. S'il existe des données sur la demande pour votre établissement, OpenBoxes calculera automatiquement la quantité nécessaire en fonction de la demande et de la QoH, que vous pouvez modifier manuellement.
• Commentaires : Saisissez tout commentaire qui pourrait être utile pour le produit que vous demandez.

Pour ajouter des produits supplémentaires, cliquez sur le bouton vert "Ajouter une ligne" à gauche de l'écran. Une ligne supplémentaire sera ajoutée sous le tableau pour vous permettre d'ajouter un autre produit.

5. Lorsque vous avez fini d'ajouter tous les produits, cliquez sur Soumettre la demande. Si vous souhaitez sauvegarder cette demande et y revenir ultérieurement, vous pouvez cliquer sur "Sauvegarder et quitter" sans la soumettre.

   

Vous pouvez maintenant voir votre demande soumise en haut de votre liste de demandes.

Soumettre une demande d'approbation par voie électronique

1. Connectez-vous à OpenBoxes en utilisant votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Si votre administrateur a sélectionné un lieu par défaut pour vous, vous serez directement dirigé vers la page de votre établissement. Si votre administrateur n'a pas sélectionné d'emplacement par défaut pour vous, vous pouvez choisir un emplacement pour lequel vous souhaitez faire une demande à partir du sélecteur d'emplacement.

   

2. Une fois que vous êtes sur la page d'accueil de l'établissement pour lequel vous souhaitez faire une demande, vous verrez toutes les demandes pour cet établissement. Vous pouvez consulter le statut de toutes les demandes à partir de cette page.

   

3. Pour créer une nouvelle demande, cliquez sur "Créer une nouvelle demande" dans le coin supérieur droit.

   Sur la "page de création" qui s'affiche, saisissez les informations relatives à la demande.

   

• Description (obligatoire) : Saisissez une brève description de la demande qui vous aidera à l'identifier à l'avenir.
• Lieu de la demande : Par défaut, il s'agit de l'établissement pour lequel vous faites la demande.
• Lieu d'exécution (obligatoire) : Saisissez le nom du dépôt auquel vous adressez votre demande - le lieu qui répondra à votre demande.
• Demandé par : Ce champ contient par défaut votre nom.
• Date de la demande : Par défaut, il s'agit de la date du jour.
• Type de demande (obligatoire) : Sélectionnez "Stock" pour une demande régulière et "Adhoc" pour une demande urgente, inattendue ou ponctuelle.
• Liste de stock : Si vous sélectionnez "Stock" comme type de demande, vous pouvez sélectionner une liste de stock qui chargera une liste prédéfinie de produits dans la page suivante.

• Approbateurs : Sélectionnez un ou plusieurs approbateurs dans la liste déroulante. Vous pouvez laisser ce champ vide pour envoyer la demande à tous les approbateurs assignés. Si aucun approbateur n'apparaît dans la liste déroulante, la demande sera envoyée à tous les approbateurs affectés.

  Une fois que vous avez rempli chaque champ, cliquez sur "Suivant" pour passer à la page d'ajout d'éléments.

  Ajouter des éléments sur la page "Ajouter des éléments".

• Produit demandé (obligatoire) : Recherchez le produit en utilisant le code ou le nom du produit.
• Demande par mois : Ce chiffre restera 0 car votre établissement ne suit pas ses stocks par l'intermédiaire d'OpenBoxes.
• QOH : Saisissez la quantité actuelle du produit en stock dans votre établissement.
• Needed Qty (Required) (Quantité nécessaire) : Entrez la quantité dont vous avez besoin. S'il existe des données sur la demande pour votre établissement, OpenBoxes calculera automatiquement la quantité nécessaire en fonction de la demande et de la QoH, que vous pouvez modifier manuellement.

• Commentaires : Saisissez tout commentaire qui pourrait être utile pour le produit que vous demandez.

  Pour ajouter des produits supplémentaires, cliquez sur le bouton vert "Ajouter une ligne" à gauche de l'écran. Une ligne supplémentaire sera ajoutée sous le tableau pour vous permettre d'ajouter un autre produit.

4. Une fois que vous avez terminé d'ajouter les éléments, cliquez sur "Soumettre pour approbation". Si vous souhaitez sauvegarder cette demande et y revenir ultérieurement, vous pouvez cliquer sur "Sauvegarder et quitter" sans la soumettre. Le ou les approbateurs que vous avez sélectionnés recevront une notification par courrier électronique pour approuver la demande.

   
   

   Une fois que l'approbateur a approuvé la demande, vous recevez une notification par courrier électronique vous informant que la demande a été approuvée. Vous recevrez également des notifications par courrier électronique pour tout commentaire que l'approbateur ajoute à la demande électronique, avant ou après l'avoir approuvée ou rejetée.

   Vous pouvez modifier la demande jusqu'à ce qu'elle soit approuvée ou rejetée par l'approbateur.

You will now be able to see your submitted request at the top of your request list. The initial status of the e-request is "Waiting for Approval." Once it is approved/rejected, the status will change to Approved/Rejected.

Mise à jour d'une demande électronique rejetée par l'approbateur

Après avoir soumis une demande électronique pour approbation, l'approbateur peut soit l'approuver, soit la rejeter. Pour les demandes approuvées, vous recevrez une notification par courrier électronique et aucune autre action n'est nécessaire ; le Dépôt commencera à répondre à la demande.

Pour les demandes électroniques rejetées, vous pouvez mettre à jour la demande électronique et la renvoyer à l'approbateur pour approbation.

1. Si un approbateur rejette une demande électronique, vous recevrez une notification par courrier électronique. Vous pouvez également vérifier le statut de la demande électronique à partir de la page d'accueil de l'établissement.

   

   Dans l'e-mail, vous pouvez voir la mise à jour du statut en Rejeté ainsi que le commentaire sur la raison pour laquelle l'approbateur a rejeté la demande.

2. Cliquez sur l'hyperlien "ici" pour accéder à la liste des demandes. Sélectionnez la demande électronique que vous souhaitez mettre à jour.

   

3. Cliquez sur "Annuler l'approbation". La demande électronique redevient alors "en attente d'approbation".

   

4. Cliquez sur Modifier. Vous pouvez également consulter les commentaires en cliquant sur l'onglet "Commentaires".

   

5. Vous serez redirigé vers la page Ajouter des éléments, où vous pourrez mettre à jour/supprimer les éléments existants ou ajouter de nouveaux éléments.

   

6. Apportez les modifications nécessaires à la demande. Soumettez à nouveau la demande à l'approbation.

   

7. L'approbateur sera informé de la soumission pour approbation et pourra l'approuver. L'équipe de l'entrepôt verra les demandes électroniques approuvées et pourra y travailler.