Gérer les personnes
Les personnes dans OpenBoxes sont des non-utilisateurs qui doivent être référencés dans le système, ou recevoir des courriels les informant de certaines transactions. Par exemple, un hôpital utilisant OpenBoxes peut créer des enregistrements de personnes pour tous les médecins de l'hôpital, de sorte que si ces personnes soumettent une demande papier, leur nom peut être saisi comme demandeur. Un autre scénario courant est celui des destinataires - si vous voulez ajouter quelqu'un comme destinataire sur un livraison ou un PO, et qu'il n'est pas un utilisateur, vous devrez l'ajouter comme personne. Si une personne est un utilisateur dans OpenBoxes, elle n'a pas besoin d'un enregistrement de personne - OB en créera un automatiquement pour elle. Il est possible de faire passer une personne au statut d'utilisateur à une date ultérieure - pour plus d'informations, voir la section Gestion des utilisateurs.
Visualisation et recherche
Pour afficher une liste de tous les enregistrements de personnes dans OpenBoxes, allez dans Configuration>Personnes.
Cela fera apparaître une liste consultable de toutes les personnes présentes dans le système :
Cette liste affichera également tous les utilisateurs - le champ type vous indiquera si l'enregistrement est juste une personne, ou également un utilisateur. Notez que la recherche n'est pas particulièrement flexible - elle peut être perturbée par des espaces supplémentaires ou de petites fautes de frappe. Pour être sûr de trouver ce que vous voulez, essayez de chercher par un simple prénom, un simple nom de famille, ou une adresse électronique. Le prénom et le nom fonctionnent si la correspondance est exacte, mais vous risquez davantage de manquer quelque chose.
Créer
Pour créer une nouvelle personne, cliquez sur le bouton "ajouter une personne" juste au-dessus de la recherche :
Cela fera apparaître un formulaire où vous pourrez saisir un prénom, un nom, une adresse électronique et un numéro de téléphone.
Le prénom et le nom sont obligatoires, l'adresse électronique et le numéro de téléphone ne le sont pas. Si vous saisissez une adresse électronique, cette personne recevra des notifications par courrier électronique si elle est ajoutée comme destinataire d'un livraison ou d'un BC. Cliquez sur "Créer" pour finaliser et enregistrer l'enregistrement.
Modifier
À partir de la page de modification des personnes, vous pouvez cliquer sur le nom d'une personne pour modifier son enregistrement.
Sur cette page, vous pouvez modifier toutes les données précédemment saisies. Vous pouvez également cliquer sur "convertir la personne en utilisateur" pour lancer le processus d'ajout d'un compte utilisateur pour cette personne. Sauvegardez pour mettre à jour l'enregistrement.
Bien que vous puissiez également supprimer un utilisateur à partir de cette page, OpenBoxes ne permet pas de supprimer les personnes qui ont déjà été référencées dans un livraison, un reçu, une commande ou une liste de stock. Si vous ne pouvez pas supprimer l'enregistrement, vous pouvez modifier le nom pour indiquer que cette personne ne doit pas être utilisée.