Gérer les utilisateurs

Pour qu'un membre de votre équipe puisse accéder à OpenBoxes, un administrateur doit créer un profil d'utilisateur pour lui et lui attribuer des droits d'utilisation. Avant de passer à la création d'un utilisateur, voyez ci-dessous un bref aperçu des autorisations d'utilisateur.

Chaque utilisateur de OpenBoxes a un niveau de permission qui contrôle ce qu'il peut voir et faire dans le système. Ces autorisations peuvent être définies pour l'ensemble du système ou pour un site spécifique location. Les principaux niveaux d'autorisation sont les suivants :

• Aucun accès - Vous pouvez vous connecter mais vous ne pouvez rien voir ou faire. Si vous n'avez pas accès à l'ensemble du système, il s'agit probablement d'une erreur - envoyez un courriel à votre administrateur. Mais vous pouvez aussi ne pas avoir accès à un site spécifique location, ce qui signifie que vous ne verrez pas ce site location dans le système, mais que vous aurez toujours accès à d'autres sites.
• Navigateur - permet de visualiser toutes les pages et tous les rapports sur OpenBoxes, mais ne peut rien modifier. C'est une bonne solution pour les parties prenantes qui veulent voir les données, mais qui ne travaillent pas réellement dans la chaîne d'approvisionnement.
• Manager - peut faire tout ce qu'un navigateur peut faire, et peut créer des expéditions, des commandes et d'autres transactions.
• Admin - peut faire tout ce qu'un gestionnaire peut faire, mais aussi annuler des expéditions, effectuer des importations de données et créer des sites, des produits, des utilisateurs, des listes de stock et des personnes.
• Superutilisateur - peut faire tout ce qu'un gestionnaire peut faire, ainsi que revenir en arrière, se faire passer pour d'autres utilisateurs et effectuer des modifications massives des données. En général, il n'y a qu'un ou deux superutilisateurs par organisation.

Le tableau ci-dessous donne un aperçu détaillé de ce que chaque niveau d'autorisation peut faire dans le système :

Il existe deux autorisations supplémentaires qui peuvent être ajoutées aux autorisations de base ci-dessus :

• Utilisateur financier - peut voir les données de tarification dans le système. Si vous n'avez pas cette autorisation, toutes les données de tarification seront masquées ou affichées comme nulles.
• Approbateur - peut approuver et placer un BC ; peut modifier ou annuler un BC après qu'il ait été placé.
• Utilisateur de la facture

Les administrateurs peuvent également définir le type d'e-mails de notification que l'utilisateur recevra. Les utilisateurs qui n'ont pas de notifications ajoutées ne recevront pas d'e-mails.

Créer un nouvel utilisateur

Pour créer un nouvel utilisateur, survolez l'onglet Configuration et cliquez sur "Utilisateur". Cela vous amènera à la page de la liste des utilisateurs.

Sur la page de la liste des utilisateurs, cliquez sur "Créer un utilisateur". Cela vous mènera à un écran où vous pourrez entrer des informations clés sur l'utilisateur :

• Nom d'utilisateur: créez un nom d'utilisateur facile à retenir pour l'utilisateur. Une approche courante consiste à prendre la première lettre du prénom de l'utilisateur et son nom de famille pour créer son nom d'utilisateur.
• Prénom: Tapez le prénom.
  • Dans cet exemple, Sally.
• Nom de famille: Tapez le nom de famille.
  • Dans cet exemple, Smith.
• Mot de passe: Entrez un mot de passe sécurisé
  • Il est recommandé à l'utilisateur de modifier son mot de passe une fois qu'il s'est connecté avec succès.
• Email: saisissez l'adresse électronique préférée de l'utilisateur.
• Locale: Sélectionnez la langue préférée. L'interface OB sera modifiée dans la langue préférée où des traductions sont disponibles.

Après avoir cliqué sur "enregistrer", OB vous amènera à l'écran de modification des autorisations de l'utilisateur. Sur cet écran, vous devrez donner à l'utilisateur des permissions dans le système. Note : Si vous créez un utilisateur mais n'ajoutez pas de permissions, l'utilisateur ne pourra pas accéder à Openboxes! !!

Choisissez un rôle par défaut :

Chaque utilisateur doit avoir un rôle par défaut. Le rôle par défaut est le rôle minimum qu'un utilisateur doit avoir à l'OB. chaque location dans OB. Ne vous préoccupez pas des autorisations à des endroits spécifiques. Réfléchissez plutôt aux autorisations que vous voulez donner à cet utilisateur pour le site location qu'il utilise le moins dans Openboxes. Si vous ne voulez pas qu'il voie ce site location, définissez son rôle par défaut comme étant sans accès. Si vous voulez qu'ils le voient, définissez leur valeur par défaut comme navigateur. Si vous voulez qu'ils puissent créer des transactions dans tous les emplacements, définissez la valeur par défaut comme gestionnaire, et ainsi de suite.

Ex1 : Je veux que mon utilisateur puisse voir tous les dépôts du système, mais qu'il ne puisse créer des transactions que dans le dépôt où il travaille.

• Définir l'autorisation par défaut comme navigateur. Ajoutez le gestionnaire comme une permission spécifique à location.

Ex2 : Je veux que mon utilisateur puisse créer des transactions dans le dépôt où il travaille, et même qu'il puisse créer des produits et des utilisateurs. Mais je ne veux pas qu'il puisse voir les dépôts d'autres établissements.

• Définir la permission par défaut comme aucun accès. Ajouter l'administrateur comme une autorisation spécifique à location.

Ex3 : Je veux que mon utilisateur puisse voir tous les emplacements du système, mais qu'il ne puisse pas les modifier.

• Définissez la permission par défaut comme navigateur et n'ajoutez pas de permissions spécifiques à location.

Ex4 : Je veux que l'utilisateur puisse faire n'importe quoi, n'importe où dans le système.

• Définissez la permission par défaut comme superutilisateur, ne définissez pas les permissions spécifiques à location.

Après avoir choisi votre rôle par défaut, n'oubliez pas d'ajouter des permissions spéciales !

• Utilisateur financier - Ajoutez ce rôle dans l'espace par défaut pour tout utilisateur que vous voulez pouvoir voir le coût unitaire des articles dans le système. Les utilisateurs qui n'ont pas cette autorisation verront tous les coûts estompés.
• Approbateur - Ajoutez ce rôle pour tout utilisateur qui aura la permission de placer ou d'annuler des commandes.

Choisissez un site par défaut Location:

Choisissez le site location dans lequel l'utilisateur travaille le plus. Si vous voulez que l'utilisateur soit automatiquement connecté à ce site location lorsqu'il ouvre OpenBoxes, cliquez sur le bouton de connexion automatique location .

Choisissez les permissions spécifiques à Location

En dessous de l'adresse par défaut location se trouve une case appelée "location roles". Vous verrez que dans cette case, vous pouvez attribuer un rôle à l'utilisateur pour chaque location dans Openboxes. C'est l'aspect le plus important de la création d'un utilisateur ! Vous devez décider, pour chaque location, comment la personne sera autorisée à interagir avec elle. Tout location laissé par défaut sera défini comme le rôle par défaut décrit ci-dessus.

L'important ici est de se demander "dois-je mettre à jour les autorisations des utilisateurs pour ce site location?". Si non, laissez-le tel quel. Si oui, reportez-vous au tableau de l'introduction pour déterminer le niveau de permission approprié.

Une fois que vous avez fini de modifier les permissions, cliquez sur Enregistrer. Vous avez maintenant créé un utilisateur !

Modification des profils d'utilisateurs actuels

Allez dans la liste des utilisateurs en cliquant sur configuration>utilisateurs. Dans la liste des utilisateurs, cliquez sur le nom d'utilisateur de l'utilisateur que vous souhaitez modifier. Cela vous amènera à la page de modification de l'utilisateur :

Dans le premier onglet, illustré ci-dessus, vous pouvez modifier n'importe quel champ - adresse électronique, nom d'utilisateur, prénom et nom de famille de l'utilisateur, langue (les options locales sont l'anglais, le français ou l'espagnol), et faire en sorte que le compte soit actif ou inactif.

Dans l'onglet "changer le mot de passe", vous pouvez changer le mot de passe de l'utilisateur :

Dans le troisième onglet, vous pouvez modifier les autorisations de l'utilisateur (voir les instructions pour la création d'un nouvel utilisateur pour un guide pas à pas des autorisations).