Configurer les organisations et les emplacements

L'organisation et les lieux sont des éléments clés de OpenBoxes. Ils font partie d'un ensemble d'objets appelés parties, qui représentent les personnes, les lieux et les groupes qui interagissent avec le logiciel. Lisez l'introduction aux parties pour plus de détails sur chaque type de partie. Alors, que sont les organisations et les emplacements, et comment sont-ils liés les uns aux autres ?

• Les organisations :Les organisations sont des entreprises, des gouvernements ou d'autres entités qui interagissent directement ou indirectement avec OpenBoxes. L'organisation représente l'entité financière, et est associée à un ou plusieurs emplacements, qui représentent un bureau physique ou un entrepôt. Il est essentiel de comprendre les organisations pour utiliser la fonction de commande d'achat, car les organisations définissent les entités financières qui sont référencées dans les achats et la facturation.
• Emplacements : Les emplacements représentent les espaces physiques où les marchandises sont expédiées, reçues ou stockées. Toutes les transactions effectuées sur le site OpenBoxes doivent être associées à un site location. Certains sites ont la capacité de gérer les stocks, ce qui permet aux utilisateurs de se connecter, de visualiser les stocks et d'effectuer des transactions. D'autres lieux peuvent être référencés comme origines ou destinations, mais ne peuvent pas suivre l'inventaire. Il existe plusieurs niveaux d'emplacements ; au sein d'un dépôt location, il existe également des emplacements représentant des bacs ou des zones individuels.

Les emplacements représentent donc les lieux physiques où les stocks sont expédiés, reçus et stockés. Les organisations représentent la société ou l'entité qui possède ce site location. Tous les emplacements de dépôts et de fournisseurs doivent être associés à une organisation.

Pourquoi c'est important

Vous vous demandez peut-être : pourquoi avoir deux objets distincts pour l'entité physique location et l'entité financière ? Est-ce vraiment important ? La réponse est que cela est important si vous utilisez la fonction d'achat ou toute autre fonction financière de OpenBoxes. Pour effectuer des transactions financières à l'aide de OpenBoxes, vous devez avoir une indication claire de qui est autorisé à payer quoi, et où. Vous trouverez des informations plus détaillées à ce sujet ci-dessous et sur la page de configuration des commandes.

Si vous n'utilisez pas les achats dans OpenBoxes, la distinction entre les organisations location est plus théorique. Dans ce cas, il est assez facile de créer une organisation et d'y affecter tous les sites. OpenBoxes créera également automatiquement des organisations pour les sites des fournisseurs, ce qui facilite la création de location pour les utilisateurs qui ne se soucient pas des aspects financiers du logiciel.

Configurations possibles de Location et de l'organisation

Prenons quelques exemples pour vous aider à conceptualiser la relation entre un location et une organisation.

Ex 1 : L'organisation et Location sont 1:1

Pour cet exemple, imaginez que votre organisation travaille régulièrement avec un fournisseur appelé "ABC Medical Supplies". Les fournitures médicales ABC sont toujours expédiées à partir du même site location, qui est le même que celui de son bureau principal et de son adresse de facturation. Dans ce cas, votre organisation et votre enregistrement location pourraient ressembler à ceci :

Cet arrangement permet à PIH Boston, PIH Sierra Leone et PIH Haïti d'émettre chacun leurs propres bons de commande avec leurs propres séquences de numérotation, et de gérer leur propre facturation. Par défaut, chaque bureau national ne peut acheter que des marchandises destinées à être livrées à des sites au sein de son organisation. Toutefois, PIH Boston a activé la fonction de centrale d'achat, qui lui permet d'agir comme un bureau central et d'acheter pour l'ensemble du réseau mondial. Pour en savoir plus sur l'achat centralisé, voir la rubrique Configuration des commandes.