Introduction aux bons de commande

OpenBoxes permet aux organisations de suivre leurs achats grâce à la fonction de commande d'achat. Les utilisateurs créent des bons de commande dans le système pour des articles, des biens ou des services. Ils peuvent ensuite imprimer le bon et l'envoyer au fournisseur comme preuve de l'achat. Une fois qu'un bon de commande est créé, les utilisateurs peuvent suivre chaque article sur un bon de commande à travers le processus de livraison, de réception et de facturation. L'utilisation de cette fonctionnalité permet à une organisation d'intégrer pleinement les achats et la facturation de base dans son système de gestion des stocks. Pour plus d'informations sur la configuration et l'utilisation de cette fonctionnalité, reportez-vous à ces instructions.

👁 Visualisation et recherche

Tous les bons de commande de votre site location sont accessibles via la page "Liste des bons de commande" du menu "Achats" :

Cette page présente une liste de tous les bons de commande pour le site location, avec le statut par poste et le coût total. Vous pouvez filtrer et rechercher des commandes à l'aide de la boîte située sur le côté gauche. En bas de la boîte des filtres, il y a des options disponibles pour que les utilisateurs puissent télécharger deux types de rapports différents : Détails de la ligne de commande et Commandes. Vous trouverez ci-dessous la description de ces deux rapports. 

Télécharger les commandes : Ce bouton permet de télécharger un fichier CSV qui ne comprend que les colonnes présentées dans la version HTML à l'adresse OpenBoxes. Tout filtre appliqué s'appliquera également à ce rapport. 

Téléchargez Order Line Details : Il s'agit d'un rapport plus détaillé qui comprend des informations supplémentaires sur les lignes de commande qui ne sont pas visibles dans la version HTML, comme l'organisation du fournisseur, le code source, le fabricant, le prix unitaire, la quantité facturée, le destinataire, la date de mise à disposition prévue, la date de mise à disposition réelle et le code budgétaire. 

Pour ouvrir une commande, cliquez sur le numéro de la commande, son nom ou le bouton d'actions à côté de la commande. Cela vous amènera à la page d'affichage. Il est également possible d'appeler n'importe quelle commande en tapant le numéro de commande dans la recherche globale et en appuyant sur la touche Entrée.

La page de visualisation de la commande présente un aperçu de toutes les données relatives à la commande. La partie supérieure de la page indique le numéro de la commande, sa description et son statut. Les boutons ci-dessous indiquent les actions disponibles pour cette commande. La case de gauche affiche les informations d'en-tête de la commande et le coût total. En dessous, vous pouvez voir le créateur et l'éditeur le plus récent de la commande.

Chaque onglet de la page présente une vue différente des lignes de l'ordre.

1. L'onglet résumé montre toutes les lignes d'articles avec la quantité et le coût, ainsi qu'une ligne montrant le coût de tous les ajustements...
2. L'onglet état des articles indique, pour chaque ligne, la quantité commandée, expédiée et reçue.
3. L'onglet des détails de l'article indique le numéro d'article du fournisseur, le fabricant, le numéro d'article du fabricant et la date de livraison.
4. Ajustements montre toutes les lignes de non-articles sur la commande (comme l'expédition, les frais, etc.).
5. Expéditions montre toutes les lignes de livraison liées à cette commande. Dans cet onglet, vous pouvez voir exactement ce qui a été expédié dans chaque livraison, avec des liens vers les pages de visualisation de livraison .
6. L'onglet "Documents" vous permet de télécharger les documents relatifs à la commande et d'y accéder ultérieurement.
7. L'onglet "Commentaires" vous permet d'ajouter un commentaire à la commande ou de consulter les commentaires laissés par d'autres utilisateurs.

✏ Créer et modifier

Voir Créer un bon de commande.