Créer une facture de prépaiement

Factures dans OpenBoxes (Achat VS Paiement anticipé)

Dans un système comptable traditionnel, il existe de nombreux types de factures : Factures régulières, factures d'achat, factures de comptes clients, factures de prépaiement, etc.

En tant que LMIS (Logistics Management Information System) avec des fonctionnalités comptables limitées, OpenBoxes ne prend en charge que deux types de factures : Les factures d'achat et les factures de prépaiement.

Factures d'achat

La facture d'achat est la facture standard - c'est le type de facture qui permet d'effectuer le paiement final d'un bien ou d'un service et de marquer cette ligne comme payée dans le système. Mais les factures d'achat ne peuvent être traitées qu'après l'expédition d'un article dans le système. Pour en savoir plus sur la création de factures d'achat, voir ce document : Créer une facture d'achat.

Factures à prépaiement

Pour les fournisseurs qui exigent un paiement anticipé, il faut pouvoir traiter un paiement avant que les articles n'aient été livrés. C'est là qu'intervient la facture de prépaiement. Pour les commandes d'achat nécessitant un paiement anticipé, les utilisateurs peuvent traiter une facture spéciale de paiement anticipé qui indiquera le paiement effectué avant la livraison. Une fois les articles livrés, une facture d'achat doit être créée pour rapprocher le paiement anticipé du reçu final (pour plus de détails, voir les instructions ci-dessous).

Indiquer un paiement anticipé sur un bon de commande

Les factures de prépaiement ne peuvent être traitées que sur des bons de commande dont les conditions de paiement incluent le prépaiement. Si vous ne voyez pas l'option de générer une facture de prépaiement, modifiez les conditions de paiement de la commande pour refléter le pourcentage de prépaiement. Si vous ne disposez pas de conditions de paiement anticipé, elles devront être ajoutées par votre administrateur en suivant les instructions données ici.

Créer une facture à prépaiement pour TOUS les articles

1. Pour créer une facture de prépaiement, ouvrez d'abord le bon de commande (BC) que vous devez prépayer en allant dans Achats > Liste des bons de commande. Recherchez le bon de commande à facturer et ouvrez-le en cliquant sur son nom.

2. Sur la page de visualisation de la commande, cliquez sur Generate Prepayment Invoice (Générer une facture de paiement anticipé).

   

3. En cliquant sur Générer une facture de prépaiement, une facture sera automatiquement générée sur la base des lignes de la commande et du pourcentage de prépaiement indiqué dans les conditions de la commande :

   

4. La facture reprend toutes les lignes du bon de commande, avec la quantité à facturer et le coût final appliqué en fonction du pourcentage de prépaiement.

   Pour un prépaiement de 50 %, la valeur totale de chaque ligne correspondra à 50 % de la valeur du bon de commande, pour un prépaiement de 25 %, elle correspondra à 25 % de la valeur du bon de commande, etc.

5. Assurez-vous que la facture correspond à la proforma que vous avez reçue du fournisseur et cliquez sur Enregistrer la facture pour enregistrer le prépaiement.
6. Contrairement aux factures d'achat, les lignes d'une facture de prépaiement enregistrée n'apparaissent pas comme facturées sur la commande. Le prépaiement est enregistré, mais les lignes n'apparaissent pas comme facturées et complètes car les articles doivent encore être reçus et le paiement rapproché. Voir la section ci-dessous pour savoir comment rapprocher une facture de prépaiement.

Modifier ou annuler une facture de prépaiement

Les factures de prépaiement ne peuvent pas être modifiées car elles sont générées sur la base des informations contenues dans la commande. Si, après avoir généré une facture, vous remarquez une erreur, vous devrez supprimer la facture et la recréer après avoir modifié la commande pour refléter la proforma.

1. Dans la page d'édition de la facture, appuyez sur Enregistrer et quitter pour accéder à la page de visualisation de la facture.

   

2. Dans la page de visualisation, appuyez sur Supprimer pour supprimer la facture :

   

3. Une fois la facture supprimée, revenez à la commande et modifiez-la en suivant les instructions relatives à la modification des commandes après enregistrement dans la section Modifier une commande.
4. Une fois que la commande est correcte, appuyez à nouveau sur le bouton Générer la facture de prépaiement pour relancer le processus.
5. Si la facture est déjà enregistrée, vous devez d'abord la rétablir, puis la supprimer. Sur la page de visualisation d'une facture enregistrée, vous verrez un bouton Rétablir . Sélectionnez ce bouton pour ramener la facture au statut « en attente ». Une fois la facture en attente, le bouton « supprimer » apparaît.

Vous pouvez retrouver la facture en allant dans Facturation > Liste des factures ou en ouvrant la commande associée et en cliquant sur l'onglet Factures.

Rapprocher une facture de prépaiement - TOUS les éléments

Pour clôturer complètement les factures des BC à prépaiement, vous devez rapprocher la facture de prépaiement et créer une facture d'achat finale. Pour que les lignes des BC à prépaiement soient officiellement facturées, elles doivent être expédiées et ajoutées à la facture d'achat. Ce processus permet de vérifier que nous avons bien reçu ce que nous avons payé et de corriger les éventuels écarts.

Cette section vous montre comment créer la facture finale pour TOUTES les lignes de commande de prépaiement.

1. Une fois le prépaiement effectué, le bon de commande suit la procédure normale d'expédition et de réception. Si, à un moment donné, un article doit être modifié ou annulé, apportez ces modifications au bon de commande.

2. Une fois que tous les articles du bon de commande ont été reçus ou annulés, cliquez sur le bouton Générer la facture dans la page de visualisation du bon de commande.

   

3. La facture sera générée pour l'ensemble de la commande, avec le prépaiement précédent soustrait au bas de la facture :

   

4. Dans le cas d'une commande prépayée à 100 % avec tous les articles reçus, la valeur totale de la facture finale sera de 0. Il restera un solde à payer pour un prépaiement partiel ou une commande pour laquelle des modifications ont été apportées après le prépaiement. Vérifiez que la facture correspond au formulaire final et cliquez sur « Enregistrer la facture » pour finaliser.
5. Ces lignes seront désormais marquées comme facturées dans la commande et dans tous les rapports de commande ouverts.

Rapprocher un paiement anticipé - éléments partiels (disponible uniquement pour les versions 0.9.2 - hotfix1 et plus récentes)

OpenBoxes permet également aux utilisateurs de factures de finaliser la facturation de certains articles seulement dans un bon de commande à prépaiement (PO). Ceci est important si seulement certains articles d'un bon de commande ont été expédiés et que l'équipe doit payer pour ces articles expédiés. Les fournisseurs peuvent prendre beaucoup de temps pour expédier tous les articles d'un bon de commande, parfois même des mois, ce qui fait que les articles restent incorrectement grevés (c'est-à-dire qu'ils représentent un risque financier pour l'organisation) et peut entraîner des problèmes d'audit et des confusions.

Quand pouvez-vous générer une facture finale pour des articles partiels dans un BC à paiement anticipé ?

• Le bon de commande comporte un ou plusieurs articles de régularisation qui n'ont pas encore été facturés.
• L'expédition d'un article a été annulée et cette annulation n'a pas été facturée.
• Au moins un article de la commande a été expédié et n'a pas encore été facturé.

Générer une facture finale pour des articles partiels dans une commande à paiement anticipé

1. Sur la page PO View, cliquez sur Generate Invoice (Générer une facture).

2. Un message s'affiche indiquant que toutes les lignes de la commande ne sont pas disponibles pour la facturation. Cliquez sur OK si vous souhaitez facturer uniquement les lignes disponibles.

   

3. Dans la page Facture suivante, vous ne verrez que les lignes prêtes à être facturées. Vous pouvez cliquer sur les trois points sur le côté droit pour effectuer les actions suivantes afin de finaliser votre facture:

   a. Modifier la quantité à facturer pour l'article. La quantité modifiée peut être inférieure à la quantité originale figurant dans le bon de commande. Après avoir modifié la quantité, cliquez sur Enregistrer pour voir les changements de quantité ! Après avoir modifié la quantité, cliquez sur Enregistrer pour voir les changements de quantité. N'appuyez pas sur ENTRÉE sur votre clavier ! Cela soumettra votre facture au lieu d'enregistrer les modifications.

   b. Supprimer des éléments de la facture. En supprimant la ligne de la facture, vous supprimez également la ligne de prépaiement associée.

   

4. Après avoir vérifié que les chiffres sont corrects et correspondent à la facture finale fournie par le fournisseur, cliquez sur Soumettre pour approbation.